» Elaboração e aplicação da pesquisa de clima organizacional

Conheçam um dos principais indicadores de recursos humanos.

Marcia Mantovani

O clima organizacional “constitui o meio interno da organização, a atmosfera psicológica e característica que existe em cada organização” (LUZ, 2003, p. 12) e a pesquisa de clima organizacional visa mensurar gerar informações que ajudam a identificar oportunidades de melhoria no ambiente de trabalho, ou seja, pontos de satisfação ou insatisfação de acordo com a visão do colaborador, mas infelizmente poucas empresas tem o interesse de ouvir a opinião ou expectativas profissionais e pessoais dos seus clientes internos.

Além da pesquisa de clima organizacional existem outras ferramentas que podem auxiliar a empresa a mensurar se o clima organizacional está bom ou ruim, como:

• Contato direto dos gerentes com os subordinados (conversas no corredor, reuniões, cafezinho, feedback da avaliação de desempenho ou experiência, entre outros);

• Entrevista de desligamento (quando o RH aplica um questionário padrão para identificar os motivos pelo qual o colaborador esta se desligando da empresa ou se o mesmo tem alguma sugestão de melhoria para apresentar);

• Entrevista do serviço social (aplicada pela assistente social normalmente em grandes empresas quando um colaborador apresenta problema pessoal que pode interferir no seu desempenho);

• Programa de sugestões (normalmente as empresas criam caixinhas e colocam em locais estratégicos para que os colaboradores possam sugerir melhorias nas suas condições de trabalho);

• Reuniões (entre o departamento de relações trabalhista da empresa e os colaboradores visando evitar conflitos coletivos de trabalho, como greves, desperdícios, vandalismo, entre outros);

• Linha direta com o presidente (numero específico para falar com o presidente e fazer reclamações ou sugestões visando melhorar o ambiente de trabalho);

• Café da manhã com gestores (realizado normalmente 01 vez por semana ou 01 vez por mês, para um bate papo mais informal com os colaboradores visando identificar possíveis fontes de problemas).

Na pesquisa de clima organizacional a empresa busca saber a opinião dos colaboradores em relação às variáveis organizacionais, que são aspectos da empresa que podem causar satisfação ou insatisfação nos colaboradores, ou seja, é a visão do colaborador em relação a elas. As principais variáveis utilizadas:

• Processo de trabalho (avalia a adaptação aos processos, horário e volume de trabalho);

• Remuneração e benefícios (avalia se os mesmos atendem as necessidades e expectativas dos colaboradores);

• Liderança (avalia os gerentes de linha em relação aos feedbacks oferecidos, supervisão, capacidade técnica, entre outros);

• Relacionamento departamental (avalia o grau de cooperação e convivência entre departamentos);

• Relacionamento interpessoal (avalia a qualidade das relações pessoais entre os colaboradores);

• Processo de comunicação (avalia a divulgação das informações dentro da empresa);

• Treinamento (avalia as ofertas de desenvolvimento oferecidas pela empresa);

• Progresso profissional (avalia as oportunidades de promoção e crescimento de carreira dentro da empresa);

• Processo decisório (avalia se o processo é participativo, centralizador ou descentralizador);

• Condições de trabalho (avalia a qualidade e conforto das instalações e recursos oferecidos para a execução do trabalho);

• Imagem da empresa (avalia a percepção dos colaboradores sobre como a empresa é percebida no mercado);

• Ética e responsabilidade social (avalia se a empresa cumpre suas obrigações fiscais, se possui projetos de responsabilidade social, se cumpre as promessas divulgadas);

• Políticas e processos de RH (avalia o funcionamento do DP, avaliação de desempenho, recrutamento interno, entre outros processos de RH);

• Planejamento e organização (avalia quanto à empresa é clara na divulgação de seus objetivos e planos departamentais e organizacionais);

• Principais fatores que podem motivar ou desmotivar os colaboradores de maneira geral;

• Qualidade de vida (avalia a segurança e medicina no trabalho, preocupação com o nível de estresse, vida social, saúde, finanças pessoais, entre outros).

Todas essas variáveis podem impactar positiva ou negativamente no clima organizacional e consequentemente no desempenho dos colaboradores.

O planejamento da pesquisa pode ser realizado através das seguintes etapas:

• Obtenção da aprovação e apoio da diretoria sênior, pois caracteriza que um compromisso foi assumido e que as mudanças serão implementadas posteriormente, sem o comprometimento da alta administração fica inviável realizar a pesquisa de clima ou qualquer outro projeto de RH;

• Definir o objetivo da pesquisa que pode ser avaliar o grau de satisfação dos colaboradores em relação à empresa ou impacto de alguma mudança ou projeto implantado;

• Definir o público-alvo, ou seja, para quem será aplicada a pesquisa, que pode ser para todos os colaboradores ou parte deles (filial, terceirizados, estagiários ou departamentos);

• Definir quem vai conduzir a pesquisa, que pode ser através da equipe de RH ou de uma consultoria externa especializada, cada uma tem suas vantagens e desvantagens, é preciso analisar antes de escolher, especialmente em relação aos custos e qualidade do trabalho;

• Definir a técnica a ser utilizada, ou seja, como será aplicada a pesquisa, se vai ser através de um questionário, entrevista ou painel de debates, a mais utilizada é o questionário que pode ser aplicado online ou software especifico (em empresas de médio e grande porte, com mais de 50 colaboradores, ou com a maioria dos colaborados com cargos técnicos e administrativos) ou impresso (em empresas de pequeno porte, com menos de 50 colaboradores, ou com a maioria dos colaboradores no nível operacional);

• Definir a periodicidade, a pesquisa deve ser realizada anualmente ou a cada dois anos, periodicidade superior a dois anos pode trazer surpresas desagradáveis à empresa, também deve ser em um momento de neutralidade e calma, não adianta aplicar no meio de mudanças ou crises, pois o clima não estará propicio para isto podendo impactar nos resultados finais, a data agendada também não pode comprometer o processo produtivo da empresa, por isto, deve-se combinar com o responsável a melhor data;

• Definir as variáveis organizacionais a serem pesquisadas com base no objetivo da pesquisa, normalmente de oito a doze variáveis, a correta escolha delas impacta diretamente no sucesso da pesquisa, recomenda-se que de uma pesquisa para outra se mantenha um bloco de perguntas padrão, para facilitar a comparação dos resultados da pesquisa;

• Montagem e validação do instrumento de pesquisa, nesta etapa são elaboradas as perguntas com suas respectivas opções de respostas com base nas variáveis escolhidas, para cada variável pode haver mais de uma pergunta, dependendo do grau de importância dela e o que a empresa quer saber, mas não pode ter um numero excessivo (mais de 100 perguntas) para não gerar monotonia e os colaboradores responderem de qualquer jeito, por exemplo, para a variável treinamento podemos utilizar perguntas como “qual a frequência dos treinamentos oferecidos pela empresa?” cuja resposta pode ser mensal, semestral, anual, e nunca.

Deve-se evitar opções de resposta como sim ou não, pois pode limitar a resposta, se o colaborador gostaria de responder talvez provavelmente irá mentir comprometendo o resultado da pesquisa, de preferência para respostas em forma de escala como sempre/quase sempre/raramente/nunca, ou ótimo/bom/regular/ruim/péssimo, outra sugestão é incluir a resposta “não tenho opinião” nas perguntas que não são direcionadas a todos os colaboradores, o tipo de resposta depende do formato da pergunta.

Depois que o bloco de perguntas esta pronto, deve ser enviado para os gestores aprovarem, e caso necessário realizar as alterações, em seguida é realizada a validação da pesquisa através da aplicação do questionário a dois ou quatro colaboradores para ter certeza que as perguntas serão compreendidas pelos demais, pois as mesmas devem estar de acordo com a linguagem do público-alvo. No livro gestão de clima organizacional do autor Ricardo Luz vocês podem encontrar vários modelos de perguntas e respostas que podem ajudar na formulação dos questionários.

Antes da aplicação é preciso divulgar a pesquisa informando aos colaboradores os objetivos, data, local, forma de aplicação da pesquisa, para que todos compreendam e participem. Essa divulgação pode ser realizada através da intranet, mural de avisos, reuniões, jornal interno, entre outras ferramentas de endomarketing. Em seguida acontece à aplicação que deve ser realizada no próprio local de trabalho pela equipe de RH ou consultoria, o mais indicado é a consultoria devido a sua imparcialidade, ou seja, são neutros no processo deixando os colaboradores mais a vontade na hora de responder, mas nunca pelos gestores ou superiores imediatos, pois podem inibir os colaboradores, eles não deverão ser identificados pelos nomes apenas pelo departamento, no caso dos colaboradores com cargos operacionais devem ser acompanhados para sanar possíveis dúvidas, e garantir a assertividade da pesquisa, pois se o colaborador tiver alguma dúvida pode responder de qualquer jeito.

O responsável pela aplicação vai preparar a sala e os formulários, a aplicação deve ser realizada em sala reservada, com 02 a 05 colaboradores, onde deve fazer uma explicação prévia do questionário antes da aplicação. Os dados podem ser coletados e tabulados por meio eletrônico através de um software especifico onde a empresa disponibiliza computadores para este fim, ou sistema online quando é enviado o link da pesquisa por e-mail e os colaboradores respondem dentro de um período determinado no próprio computador, neste caso os dados são tabulados automaticamente, pois tanto o sistema quanto o software gera relatórios com os resultados da pesquisa.

Ou por meio manual através do preenchimento de questionários impressos, que são recolhidos no final da aplicação, para tabulação dos dados deve-se pegar os resultados de pergunta por pergunta, por exemplo uma pesquisa aplicada a 20 pessoas, onde na pergunta “você esta satisfeito com seu salario atual?” 10 responderam sempre, 05 quase sempre e 05 nunca, através de tratamento matemático em uma planilha do Excel os dados são transformados em %, que seriam respectivamente 50%, 25% e 25%, ambas as técnicas geram %s e gráficos que indicam o grau de satisfação dos colaboradores em relação as variáveis organizacionais pesquisadas, os resultados podem ser classificados por pergunta, por variável, por departamento, ou como a empresa achar necessário.

E por fim a documentação, ou seja, a emissão dos relatórios que devem apresentar gráficos para representar os dados tabulados da pesquisa acompanhados de comentários com interpretação destes dados, esta interpretação pode ser realizada da seguinte forma, se na pergunta “o lanche servido no refeitório é” 20% respondeu ótimo, 15% bom, 30% regular e 35% ruim, significa que 35% dos colaboradores esta satisfeito com o lanche, e 65% esta insatisfeito, ou seja, neste caso ótimo e bom representam a satisfação, e regular e ruim representam insatisfação, este comentário também pode ser fundamentado com citações de autores de livros da área de gestão de pessoas.

Também deve conter um resumo dos principais pontos positivos e pontos críticos, e no final sugestões de medidas que a empresa pode tomar a fim de modificar esses pontos críticos, é muito importante a apresentação visual (cores e ABNT) deste relatório para que os gestores sintam o impacto do mesmo.

Depois da pesquisa aplicada, tabulada e documentada é preciso divulgar os resultados, primeiramente deve-se divulgar para os gestores através de uma reunião onde será entregue um exemplar do relatório para cada gestor, algumas consultorias costumam ler, mas pode ser cansativo, por isto, recomendo que os resultados e sugestões de melhoria sejam apresentados através de recursos audiovisuais. E quem participa também espera saber os resultados, por isto, também devem ser divulgados aos colaboradores desde que a diretoria da empresa autorize, através do jornal interno, e-mail, mural de avisos, intranet, ou reuniões, apresentando apenas os principais resultados e as possíveis melhorias que serão aplicadas.

No final do processo deve ser definido um plano de ação para que as sugestões se tornem ações concretas de melhoria do ambiente de trabalho, no caso de existirem muitos pontos críticos é preciso priorizar as mais graves inicialmente, em muitos casos estes eliminam o restante automaticamente, após elaborado e aprovado pela diretoria o plano de ação deve ser aplicado.

Em resumo para que um colaborador preste um bom serviço ou produza produtos de qualidade é preciso que ele saiba, possa e queira faze-lo. O saber é adquirido através de treinamentos, o poder através dos recursos oferecidos pela empresa, mas o querer depende da satisfação e motivação do colaborador, e um clima organizacional ruim pode impactar diretamente nos resultados apresentados por eles. Por isto, é tão importante mensurar como esta o clima organizacional da empresa, para que esta engrenagem não pare de rodar. Se a empresa onde você trabalha não aplica a pesquisa de clima, fale com seu gestor ou superior imediato, explique como funciona e enfatize os benefícios.

Fonte: LUZ, Ricardo. Gestão de clima organizacional. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2003.

Fonte: Administradores.com.br
Link: http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/elaboracao-e-aplicacao-da-pesquisa-de-clima-organizacional/77333/